Adaption neuer Technologien
Der Markt, für Anbieter von Video-Konferenzen boomt. Der Grund ist Corona und die damit bedingt fehlenden Möglichkeiten, sich persönlich zu treffen. Der Zwang zum Home-Office eröffnet neue Gelegenheiten und Herausforderungen der Kollaboration für alle Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Gerade die Event-Branche wurde mit am härtesten von der Krise getroffen. Neben den Umsatzausfällen, aufgrund von abgesagten Events, wird auch das Business Modell der Großveranstaltungen, Business-Konferenzen und Firmenevents in Zukunft in Frage gestellt werden. Ein virtuelles Event ist jedoch mehr als eine Video-Konferenz.
Veranstalter wagen bereits die ersten Schritte im Neuland virtueller Events, indem Sie via E-Mail Links zu verschiedenen Sessions an die Teilnehmer senden. Dabei wird gehofft, dass diese sich dann in die Videokonferenzen einwählen. Die Nutzung von solchen Live-Streams, ist die Grundlage der Realisierung einer vollständig digitalen Veranstaltung, um die Teilnehmer und Referenten in einen fiktiven Raum zu bringen und Inhalte auszutauschen.
Video-Konferenzen sind kein Allheilmittel
Zusätzlich bieten die verschiedenen Anbieter von Video-Konferenzen die Möglichkeit, dass sich die Teilnehmer interaktiv beteiligen, indem textuell Fragen gestellt oder Live-Votings umgesetzt werden. Diese Form der beschriebenen Realisierung eines Events ist absolut berechtigt, greift aber für ein tatsächliches virtuelles Event zu kurz. Es lässt essentielle Charakteristiken und Ziele eines Events außer Acht, wie den Austausch und die Vernetzung der Teilnehmer untereinander und auch die Kommunikation bestimmter Unternehmenswerte und Emotionen.
Ausschließlich auf ein Tool für Video-Konferenzen oder Livestreams für die Realisierung eines virtuellen Events zu setzen, ist somit am Ende nicht zielführend. Vielmehr ist es notwendig, dass Veranstalter virtueller Events eine Plattform für den Austausch der Teilnehmer schaffen, in welchem wiederum die Live-Sessions eingebettet sind.
Lange wurde in der Veranstaltungsbranche über die Erweiterung und Verlängerung von Events in den digitalen Raum gesprochen. Jedoch fehlten die schlüssigen Konzepte zur Realisierung. Hybride Events waren und sind ein Thema, welches immer wieder proklamiert wurde, dem jedoch nur selten praktische Umsetzungen gefolgt sind. Genau jetzt ist die Zeit, um sinnvolle Konzepte zu entwickeln und realisieren.
Event Apps als Plattform für virtuelle Events
Eine Möglichkeit zur Schaffung einer solchen Plattform ist eine native und webbasierte Event App. Diese wird der Ort, an welchem sich alle Teilnehmer einer Veranstaltung zusammenfinden. Apps bieten Einsicht in die Teilnehmerliste, die Möglichkeit miteinander zu chatten, Dokumente abzurufen und Messestände oder Ausstellerpräsentationen virtuell zu erleben.
Darüber hinaus ermöglichen sie die strukturierte Darstellung der Agenda. Am besten mit Einbindung der Live-Streams zu den verschiedenen Sessions. So kann sich jeder Teilnehmer selbstständig durch den Tag navigieren, während der Veranstalter seine Inhalte und Teilnehmer gebündelt in dieser Plattform verwaltet. Bildlich gesprochen stellt die Applikation die Location dar, in der das Event stattfindet, während die Live-Streams jeweils die Räume für die einzelnen Sessions darstellen.
Zu Beginn des Events treffen sich alle Teilnehmer in der Lobby der App, dem Dashboard. Hier werden sie durch den Veranstalter begrüßt und gehen dann jeweils in ihren gebuchten Agendapunkt. Dort finden Sie bereits vorbereitet die Unterlagen zur Session, die Vita der Referenten und die Möglichkeit, sich Notizen zu machen. Direkt über das Agenda-Detail wird man zur Video-Konferenz geleitet und hört sich den Vortrag an. Somit nimmt man interaktiv über das Streaming-Tool oder über die App teil, in welcher live Fragen gestellt oder Umfragen durchgeführt werden. Nach Ende der Session treffen sich die Teilnehmer wiederum auf dem Dashboard der App. Von dort aus besuchen sie für sich relevante Aussteller und tauschen sich mit den entsprechenden Ansprechpartnern virtuell aus.
Der Veranstalter wiederum liefert dem Teilnehmer News aus der Branche und animiert zur Diskussion auf der Wall of Ideas, auf welcher die Ideen, mit den meisten Likes, gekürt werden. Pünktlich vor Beginn der nächsten Session wird der Teilnehmer informiert, sich in dieser einzufinden, um keinen der Live-Inhalte zu verpassen. Auch nach der Mittagspause, die der Teilnehmer zum Beispiel in seiner Kantine im Büro verbracht hat, muss er nicht nach einer E-Mail suchen, in der sich die Links zu den Sessions befinden, sondern öffnet einfach wieder seine Web-App oder native App und findet dort sofort seinen nächsten Agendapunkt. Während der Kaffeepause vernetzt sich der Teilnehmer noch mit einigen interessanten Kontakten, die ihm im Matchmaking der App angezeigt wurden. So verbringt der Teilnehmer seine virtuelle Konferenz bequem am Schreibtisch im Büro oder im Home-Office und wird über die App durch den gesamten Tag geleitet.
Virtuelle Events als Ausgangspunkt für Zielgruppen-Communitys
Ein weiterer spannende Aspekt, an einer solchen Plattform, ist die Möglichkeit, für den Veranstalter auch weiterhin mit seinen Teilnehmern zu kommunizieren. Während, nach einem tatsächlichen Event, in der Regel der Kontakt für eine gewisse Zeit abreißt, hat der Veranstalter nun das Medium für eine fortwährende Kommunikation. Damit besitzt er die ideale Grundlage, für den Aufbau einer starken Community, die sich dauerhaft zu vom Veranstalter ausgelösten Themen austauscht. Eine klare Win-Win-Situation für alle Beteiligten!
Seien wir gespannt auf die zukünftigen Konzepte und Ideen von Veranstaltern! In jeder Krise, liegt auch eine Chance! Mehr Informationen erhalten Sie in einem unserer Blogbeiträge über den Umstieg auf virtuelle Events.
