Der Umstieg auf virtuelle Events

Der Umstieg auf virtuelle Events
Mobile Event App Team

Event Radar – Ausgabe 9

Diese Woche werfen wir einen Blick darauf, wie Ihre Events trotz der Corona-Krise durchgeführt werden können. Dabei wird auf Technologien gesetzt, die ihre bisherige Eventplanung digitalisiert, um diese jedem Teilnehmer über das Internet zugänglich zu machen.

 

Vorteile der Umsetzung

Der größte Vorteil ist selbstverständlich, dass Ihr Event überhaupt stattfinden kann. Somit sind die Mühen und Anstrengungen Ihrer Planung nicht umsonst gewesen. Ebenso ermöglicht ein komplett digitales Event jeder Person mit Internet, den Zugang zur virtuellen Veranstaltung. Diesen stellen Sie über eine App (Android & iOS) für das Smartphone oder als Web-App über den Browser bereit.

Ein 100% digitales Event bedeutet außerdem eine enorme Kostenersparnis. Der Wegfall von Standortmieten, dem Druck und der Verteilung von Printmedien, sowie dem Catering, sorgen für eine beachtliche Reduktion der Event-Ausgaben. Darüber hinaus lässt sich ein virtuelles Event vergleichsweise schnell umsetzen und ändern. Dadurch wird Ihnen ein Maximum an Flexibilität und Sicherheit gegeben.

Unter folgendem Link finden Sie ein Beispiel für einen Virtual Experience Hub. Nutzen Sie dafür den Gastzugang und wählen das Event Virtual Experience Hub Event.

 


Was ist zu beachten

Die Agenda wird mehr denn je ihr Herzstück und Leitfaden des virtuellen Events darstellen. Daher ist es elementar, diese vorher noch einmal zu prüfen und auf die neuen Gegebenheiten abzustimmen. Bauen Sie beispielsweise digitale Puffer ein. Diese stellen sicher, dass sich auch alle Teilnehmer im Live-Stream einfinden. Personen mit technischen oder anderen Problemen erhalten so mehr Zeit gemeinsam am Event teilzunehmen.

In den Agendapunkten können Sie nun Videos oder Live-Streams ausspielen. Dort halten Redner zum Beispiel ihre Vorträge und Präsentationen. Zeichnen Sie diese Live-Streams auch auf, um diese im Anschluss allen Teilnehmern zugänglich zu machen.

Neben der Agenda muss ihr App-Aufbau ebenso gut durchdacht sein. Überlegen Sie, welche Inhalte für genau Ihr virtuelles Event essenziell sind. Platzieren Sie diese Elemente dann prominent auf dem Dashboard, im Menü und an vielen anderen Stellen innerhalb der App.

Für Ihr virtuelles Event wird dieser Punkt wahrscheinlich den größten Aufwand darstellen – der Content. Erstellen Sie Videos, Bilder und beschreibende Texte, um Ihre Teilnehmer ansprechend und informativ durch das digitale Event zu begleiten. Um den erstellten Content passgenau auszuspielen, lohnt es sich einen Redaktions-Plan für Push-Mitteilungen zu erstellen. Dadurch können Sie im Vorfeld genau planen, welche Informationen wann an welche Gruppen ausgespielt werden. Mehr Informationen dazu finden Sie im Link unterhalb, zu einem unserer vorherigen Blogbeiträge.

 

Event Radar – Ausgabe 7 – Push-Mitteilungen

 

Zu guter Letzt müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Teilnehmer im Problemfall immer einen passenden Ansprechpartner haben. Richten Sie dafür ein Support-Postfach oder eine Hotline ein, welche vom Menü oder Dashboard aus einfach zu erreichen ist.

 


Die Umstellung eines physischen auf ein komplett digitales Event ist trotz der vielen hilfreichen Technologien eine große Herausforderung. Doch mit dem Know-How des Mobile Event App Teams, stehen Ihnen kompetente Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung.

Informieren Sie sich über digitale Events, in unserem Whitepaper. Oder kontaktieren unser Team unter sales@plazz.ag, für eine persönliche Beratung.