Für viele Veranstalter stellt die Zugangskontrolle sowie die Akkreditierung bei ihren hybriden Events eine nicht zu vernachlässigende Herausforderung dar – und das bereits in Zeiten vor Corona. Dabei kommt es ohne digitale Unterstützung schnell zu Papierchaos, langen Warteschlangen, sowie zu langen Wartezeiten. Dank unserer smarten Check-In Lösung gehören diese Herausforderungen der Vergangenheit an. Zusätzlich erfolgt der Einlass komplett kontaktlos und kann von jedem Teilnehmer selbst vorgenommen werden.
Im verlinkten Video zeigt Ihnen unsere Mitarbeiterin Berra Eksen wie eine konkrete Umsetzung einer Veranstaltung mit unserer Lösung in der Praxis abläuft – In diesem Fall mit über 1.300 hybriden Event Teilnehmern. Bei diesem Kundenevent kamen alle Tools der plazz All-In-One Eventlösung zum Einsatz. Darunter auch die Check-In Funktion, die durch tägliche Check-Ins, die Nachverfolgung von Kontakten sicherstellt
Check-In Ablauf
Für die Live-Teilnehmer läuft die Akkreditierung dank der kontaktlosen plazz Check-In Lösung ganz bequem und gleichzeitig kontaktlos und sicher ab. Die Teilnehmer müssen dazu nur ihren QR Code aus der Event App am Eingang einscannen und schon erhalten sie aus dem Drucker ihr persönliches Badge. Mit ihrem Badge können sie dann an den Vorträgen und Workshops teilnehmen. Diese Teilnahme kann zusätzlich über die Check-In App erfasst werden.
Während ihres gesamten Events werden die Teilnehmer dabei von der MEA (Mobile Event App) begleitet. Die Event App verfügt über 40 Funktionen und führt die Teilnehmer wie ein digitaler Assistent durch die Veranstaltung. Hierbei liegen der Informationsfluss, die Interaktion sowie die Kommunikation mit den Teilnehmern im Fokus.
Vorteile unsere Check-In Lösung
Die plazz Eventlösung ist seit 2013 erfolgreich am Markt und begleitet unter anderem 15 DAX Konzerne. Dank dieser langjährigen Erfahrung stellt unser intuitives CMS, also der Back Stage Bereich der Lösungen eines unserer Erfolgsgeheimnisse dar. Das CMS bietet die Möglichkeit, sämtliche Informationen über die Veranstaltung in Echtzeit zu analysieren und zu exportieren. Durch diese Analyse-Funktion können die Peaks des Check-Ins identifiziert werden, sodass die Koordination der Ressourcen für die Folgetage sichergestellt werden können. Die Check-In Lösung zeigt auf einen Blick die Anzahl der anwesenden Gäste , wodurch sich ebenfalls die No-Show-Rate ableiten lässt.
Fazit
Dank der plazz All-In-One Eventlösung können Sie ihren Teilnehmern vielseitige und erfolgreiche Events bieten – selbst in Zeiten von Kontaktverfolgung und Remote Events.Wir haben für unsere Kunden in unsere bestehende Lösung investiert. Diese wurde in eine virtuelle bzw. hybride Event Plattform weiterentwickelt. Somit bieten wir unseren Kunden die höchste Planungssicherheit, ganz gleich welche Ausgangssituation besteht. Long story short: Mit uns können Sie jedes Eventformat!
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