Die Zukunft des Eventmanagement: Wie KI die Event-Branche revolutioniert

Die Eventbranche befindet sich in einem spannenden Wandel, der von fortschreitender Digitalisierung und dem Aufkommen neuer Technologien geprägt ist. Eine der vielversprechendsten Technologien, die dabei an Bedeutung gewinnt, ist Künstliche Intelligenz (KI). KI-Systeme ermöglichen es, komplexe Aufgaben zu automatisieren, Daten zu analysieren und intelligente Entscheidungen zu treffen.

Die unglaubliche Entwicklung von KI-Tools, die wir seit Anfang des Jahres erleben, ermöglicht dabei jeder Person einen einfachen Zugriff darauf. Somit ist es ein Leichtes bestimmte Aufgaben KI-gestützt zu bewältigen. Doch welche Tools gibt es, wie setzt man diese ein und welche Fallstricke sind dabei zu beachten? In unserem Blogbeitrag beleuchten wir diese Thematik und haben  wir unseren CEO Jürgen Mayer und Katrin Taepke, als Expertin der Eventbranche, zum Interview geladen.

 

Was ist Künstliche Intelligenz?

Künstliche Intelligenz, kurz KI, bezieht sich auf die Fähigkeit von Maschinen, menschenähnliches Denken und Lernen zu simulieren. KI basiert auf Algorithmen und Modellen, die es Computern ermöglichen, Daten zu analysieren, Muster zu erkennen und intelligente Entscheidungen zu treffen. Dabei gibt es verschiedene Formen von KI, darunter maschinelles Lernen, neuronale Netzwerke und Deep Learning.

Die Anwendungen von Künstlicher Intelligenz in der Eventbranche sind äußerst vielfältig und finden bereits seit Jahrzehnten Einsatz. KI kann bei der Datenanalyse und -verarbeitung helfen, personalisierte Empfehlungen aussprechen, Entscheidungen automatisieren und komplexe Aufgaben effizienter bewältigen.

Obwohl KI bereits lange im Einsatz ist, hat der Boom von KI-Tools wie ChatGPT die Gesellschaft im Sturm gepackt. Durch den einfachen Zugriff auf diese Tools ist nun jeder dazu im Stande KI-Tools zu verwenden, um einen Vorteil daraus zu schlagen. Auch in der Event-Industrie finden sich genügend Anwendungsfälle dafür.

 

KI in der Eventplanung

Durch den Einsatz von KI-basierten Tools können Eventplaner:innen Zeit und Ressourcen einsparen und ihre Effizienz steigern. Textbasierte KI-Tools können das Erstellen von Begrüßungstexten, Pushnachrichten oder E-Mails beschleunigen. Auch Bilder, Videos, Musik und sogar ganze Präsentationen lassen sich darüber bereits erstellen.

Es sei jedoch Vorsicht geboten. Setzen Sie nicht zu 100 % darauf, dass ein KI-Tool alle Ihre Intentionen versteht und die Inhalte so umsetzt, wie Sie es sich wünschen. Die erstellten Inhalte sollten Sie prüfen und im Idealfall nur als Grundlage verwenden, auf der man aufbaut. Besonders Fakten werden von künstlicher Intelligenz gerne durcheinander gebracht und können Verwirrung stiften. Passen Sie also auf, dass in der Begrüßungsrede Ihres Unternehmens nicht plötzlich ein fiktiver Geschäftsführer von Ihrem KI-Programm erfunden und angekündigt wird.

 

VDVO Business Lunch zum Thema KI in der Eventbranche

Als wichtiger Bestandteil des aktuellen Diskurses der Eventbranche hat unser CEO Jürgen Mayer, zudem auch Regionaldirektor der Region Süd im VDVO (Verband der Veranstaltungsorganisatoren), zu diesem Thema einen Business Lunch veranstaltet. Dort wurde das Thema, nach einem Vortrag durch Katrin Taepke, zur Diskussion freigegeben.

Katrin Taepke führte mit ihrer Präsentation gekonnt durch die Möglichkeiten , die sich mit KI für die Event Industrie auftun. Anhand einer fiktiven Spielwaren-Messe wurden alle erdenklichen Planungsschritte mit Hilfe von KI Tools realisiert. Schnell wurde klar, dass Recherchen nach einem Messe-Titel und die relevanten SEO Keywords mit Hilfe von KI-Tools gut bewältigt werden. Bei der Abfrage, ob der vorgeschlagene Titel markenrechtlich geschützt ist, bietet KI noch keine Hilfe, da nicht auf alle Datenbank Zugriff besteht.

Weitere Recherche Themen wie Logo für den Event, Keywords, Social Media Hashtags, die es zu bedienen galt, da konnte Chat GPT schnell helfen. Ebenso bei den Themen Keyvisuals, Jingle und einer kurzen Videoclip erstellung.

Auch wurde eine Webseiten erstellt mit Mixo. Hier war das Fazit durchwachsen.

Bilder für die Darstellung auf der Webseite wurden kreiert über Midjourney, Stable Diffusion und Neuroflash. Auch hier war das Ergebnis auf den ersten Blick beeindruckend. Auf den zweiten Blick wirken die Bilder aber auch nicht immer ganz stimmig, fiel das Fazit von Katrin Taepke aus.

Selbst ein Vermarktungsvideo für die Spielwaren-Messe wurde produziert sowie weitere Jingles. Auch Image zu Text fand Einsatz am Beispiel von Ausstellerlisten in pdf, welche man in einfache Textlisten umwandelte. Das Thema Voice Cloning und Übersetzung in mehreren Sprachen kam noch als weitere Einsatzmöglichkeit hervor. Abschließend stellte Sie Tools wie Casablanca vor, mit dem beispielsweise bei Videokonferenzen der Augenkontakt mittels KI verbessert werden kann.

Neben vielen spannenden Unterhaltungen und interessanten Ideen sind die Teilnehmenden zum Schluss nicht nur besser informiert, sondern auch inspiriert aus diesem Event herausgegangen. Sollten Sie an solchen Thementalks oder einem Austausch innerhalb der Branche interessiert sein, empfehlen wir eine Mitgliedschaft im VDVO.

 

Interview mit Katrin Taepke: Einblicke und Expertenmeinung

Katrin Taepke ist eine der Expertinnen der Eventbranche. Als erfahrene Eventplanerin, mit einer beeindruckenden Karriere, begleitete sie eine Vielzahl von Messen, Kongressen und Events unterschiedlicher Größenordnungen. Seit 2018 ist sie als Beraterin für digitale Event-Tools und effizientes Event-Management tätig. Ihr Fachwissen und ihre Erfahrungen ermöglichen es ihr, Unternehmen und Veranstaltungsorganisatoren bei der Einführung und Nutzung digitaler Lösungen zu unterstützen. Dies erfolgt über Beratung, Workshops, Vorträge und vieles mehr.

Auf ihrem Blog (https://micestens-digital.de/) teilt Katrin Taepke vor allem praktisches “How-to”-Wissen und konkrete Lösungen, die sie selbst bei der Organisation zahlreicher Events entwickelt hat. Statt sich auf allgemeine Trends oder Presseartikel zu konzentrieren, liegt der Fokus auf praxisnahen Tipps und Anleitungen, die Eventprofis dabei unterstützen, ihre Veranstaltungen effizienter und erfolgreicher zu gestalten.

Und genau diese Expertise und Herangehensweise teilte sie mit uns im folgenden Interview:

 

Welche Vorteile bringt der Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Eventplanung und -durchführung mit sich?

KI kann sehr schnell, sehr viele Daten auswerten und Content generieren. Wer schon einmal vor einem leeren Blatt Papier für den nächsten Einladungstext, ein Sponsoringkonzept oder einer Programmstruktur saß, wird begeistert sein, wie schnell KI-Tools hier einen ersten Vorschlag liefern können.

 

Welche konkreten Anwendungsbereiche sehen Sie für künstliche Intelligenz in der Eventbranche?

Momentan sieht es ganz so aus, als stürzten wir uns zunächst einmal auf die Generierung von Content, Messe-, Kongress- oder Event-Programmen sowie sämtliche Kommunikations-Mittel rund um unsere Events. Z.B. Marketing-Texte für die Event-Website, Social-Media-Postings, schriftliche Zusammenfassungen von Event-Vorträgen oder Podcasts, Erstellung von Videos aus Textbefehlen und mehr. Doch viel spannender wird es, wenn wir die KI große Datenmengen auswerten lassen und basierend darauf unsere Events optimieren. Allerdings müssten wir dafür auch wissen, was wir warum und mit welchem Ziel auswerten wollen. Daran scheitert es in der Praxis häufig noch.

 

Welcher Bereich könnte den größten Nutzen aus KI ziehen und warum?

Der Marketing-Bereich profitiert schon heute. Allerdings müssen wir die Ergebnisse, die uns die KI liefert, stets kritisch überprüfen. Zum einen, weil wir selbst die Befehle oder Fragen in die KI-Tools eingegeben haben, zum anderen, weil die Tools nicht unbedingt wahre Antworten liefern. ChatGPT selbst schreibt beispielsweise ganz klar auf seiner Eingabeseite: “Limitations: May occasionally generate incorrect information. May occasionally produce harmful instructions or biased content. Limited knowledge of world and events after 2021”.

Spannend wird es sicherlich auch, wenn wir die KI nutzen, um Event-Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Hier liegt großes Potenzial.

 

Inwiefern kann künstliche Intelligenz dazu beitragen, die Teilnehmererfahrung zu verbessern?

Im ersten Schritt können Planer die KI befragen, was sie tun können, um das Teilnehmererlebnis zu verbessern. Je besser dabei die Frage, sprich der “Prompt” formuliert ist, desto besser wird dabei das Ergebnis.

Darüber hinaus kann KI unsere Event-Daten analysieren und Schwachstellen im Programm, im Marketing, in der Durchführung und anderen Bereichen zu erkennen. Schon heute gibt es Gesichtserkennungstools, die neben dem Gesicht einer Person auch die Emotionen dieser ablesen können. Wer das gut analysiert und daraus Event-Optimierungen ableitet, bietet folglich bessere Erlebnisse für seine Teilnehmer. Das könnten wir zwar heute schon anhand von persönlichen Beobachtungen oder Umfragebögen umsetzen, künftig kann das jedoch schneller und für größere Datenmengen, sprich Besucherzahlen, geschehen.

Denken Sie außerdem an Tools wie Chatbots, die schon heute auf Websites Standardfragen der User beantworten. Je leistungsfähiger KI wird, desto besser werden auch die Antworten der selbstlernenden Chatbots. Auch das steigert die Teilnehmererfahrung.

 

Wie können Eventplaner sicherstellen, dass der Einsatz von künstlicher Intelligenz ethisch und transparent bleibt?

Eine echte Herausforderung! Schließlich lässt sich zum einen kaum erkennen, welches Ergebnis mit KI produziert wird und zum anderen sind es immer noch Menschen, die die KI mit Daten füttern. Und wenn wir ethisch fragwürdige Dinge in ein System eingeben, sind auch die Ergebnisse mit Vorsicht zu genießen.

 

Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Implementierung von künstlicher Intelligenz in der Eventbranche?

Da sehe ich unter anderem die ethischen Fragen, die wir eben besprachen. Darüber hinaus kann KI ganze Jobs und Branchen auf den Kopf stellen. Die Frage ist “Wie gehen wir damit um?”. Wie schaffen wir es, Jobs zu transformieren, statt Massen von Menschen in die Arbeitslosigkeit zu schicken. Und vor dem Hintergrund stellt sich auch die Frage “Wie schaffen wir es, möglichst viele auf dem Weg mitzunehmen?”.

 

Welche Entwicklungen und Trends sehen Sie in Bezug auf künstliche Intelligenz in der Eventbranche?

Aktuell sehe ich vor allem die Generierung von Marketing-Content und von Inspirationen rund um alle Eventfragen. Weit vorn liegt hier die Nutzung von Tools, die, wie ChatGPT, Texte generieren und damit Antworten auf zahlreiche Fragen geben.

 

Welche Tools versprechen aktuell den größten Mehrwert?

Aktuell sind es vor allem die Text-Generierungs-Tools. Aber auch die Umwandlung von Text in Sprache, von Sprache in Text oder von Sprache in eine andere Sprache sind spannend. Denken Sie hier nur an Fragen wie Barrierefreiheit. Denn mithilfe solcher Tools können auch Menschen einem Event oder einer Session in einer anderen Sprache oder mit Untertiteln folgen. Das ist zwar eine Gefahr für alle, die solche Leistungen bisher professionell auf dem Markt anbieten, zugleich auch eine Chance, dass deutlich mehr Veranstalter dies ihren Besuchern anbieten.

 

Nutzen Sie KI Tools und wenn ja, welche?

Vor allem für die Inspiration und Generation von Content nutze ich textbasierte KI-Tools wie ChatGPT oder neuroflash. Richtig wertvoll finde ich vor allem SurferSEO. Viele andere Tools, wie Midjourney, 10Web, Synthesia, Humantic AI, Mixo, looka und Co. nutze ich, um auszuprobieren, wie gut sie schon sind.

Sehr gern nutze ich auch Deepl und das Language Tool – wobei diese beiden in meinen Augen keine KI nutzen, sondern klassisch regelbasiert arbeiten. Gespannt blicke ich übrigens auf die ersten Implementierungen von KI in Event-Tech-Lösungen.

Wer sich inspirieren lassen möchte: https://www.micestens-digital.de/ai-tools-fuers-event-management-marketing/