Anforderungen und Voraussetzungen
Covid-19 ist der größte Digitalisierungsbeschleuniger, den es je gegeben hat. Plötzlich spricht jeder über virtuelle Events, digitale Kongresse oder Messen die online als virtuelle Messe stattfinden.
Doch welche Voraussetzungen und Anforderungen sind notwendig, um aus dem analogen klassischen Event eine virtuelle Umsetzung erfolgreich zu realisieren? Auf lange Sicht werden virtuelle Events den Übergang zu hybriden Events darstellen.
Waren rein virtuelle Events bislang nur eine Nische, hat sich das Blatt um 360° gedreht. Sie ersetzen Live-Events nicht so einfach, aber sie sind vorübergehend eine echte Alternative und auch mittelfristig mit einer Reihe von Vorteilen verbunden – vorausgesetzt man geht das Thema richtig an.
In unserem Blogbeitrag beschreiben wir, wie Sie vorgehen können und am wichtigsten: Wir helfen dabei, die Anforderungen zu strukturieren, damit Ihr virtuelles Event erfolgreich umgesetzt werden kann.
Differenzierung Live Event vs. virtuelles Event
Live ist live, ein Ausspruch, der über Jahrzehnte galt und noch immer gilt. Echte Menschen, reale Eindrücke, gefühlte Emotionen und greifbare Impressionen. Echte Erlebnisse eben. Der große Freiraum von Live Events verursacht aber auch einen immensen Aufwand. Der Vorlauf in der Planung, die Kosten für Location, Zeit und Geld für Reisen, die Kosten für Verpflegung.
Dem gegenüber stehen diametral die Virtuellen Events, fast vergleichbar mit der Philosophie der BYOD (bring your own device) im Bereich der IT. Der Nutzer bekommt die Digital Experience, kümmert sich aber um vieles andere selbst. (Ausgabe-Medium, Versorgung etc.)
Diese Experience beschränkt sich auf Bild und Ton am Rechner oder Smartphone. Diese werden wiederum beeinflusst von persönlichen technischen Gegebenheiten, wie der Internetverbindung oder Hardware, aber natürlich auch den Inhalten.
Fakt ist, die klassische Live-Experience lässt sich nicht 1zu1 auf virtuelle Event-Formate übertragen. Das fängt schon an mit der Dauer eines Events, der Gestaltung von Pausen etc. an. Gerade jetzt in der Krise geht es vor allem darum, Business Ziele zu erreichen und das geht bei fast allen Event Formaten, auch virtuell.
Download Whitepaper – Virtuelle Events
Herausforderungen und Chancen bei virtuellen Events
| Herausforderungen | Chancen |
| Klassische Events sind nicht 1:1 übertragbar | Schnell in der Umsetzung |
| Ton & Bild sind elementar | Geringere Gesamtkosten |
| Interaktion und Dramaturgie relevant für Verweildauer, aber auch die Länge des Formats | Globale Ausrichtung möglich |
| Wenig Erfahrung und Knowhow bislang sowohl bei Event Planern als auch Veranstaltern | Innovationstransfer für das Unternehmen |
| No Show- und Ausstiegsquote = als kritische KPI | Machbar auch mit kleineren Teams |
Beispiele für Funktionen im virtuellen Event
Verfügbar im Feature „Virtuelle Events“ der plazz
- Die Event App stellt die Lobby der Veranstaltung dar, mit personalisierten Inhalten für bestimmte Personengruppen oder für alle und einem Live-Host in einer geschützten Umgebung/Plattform
- Offene Vortragsräume mit Live-Engagement Funktionen, z.B. Q&A, Wall of Ideas, Chat, Quizze etc.
- Wall of Ideas als Event Lounge für den Austausch der Teilnehmer untereinander
- Networking mit Matchmaking Funktion
- Push-Nachrichten als Navigator durch das virtuelle Event, z.B. direkter Link zum nächsten Stream
- Abbildung des Portfolios als Katalog mit relevanten Informationen
- Auditorium für Live-Produktpräsentation mit Social Media Integration
- Begrenzte Workshop-Sessions mit Buchungsfunktion
- Ort der Ablage, Info-Räume mit Downloads und Produktanfrage Formular
- Aussteller- oder Sponsoren Stände
Einige Vorteile kurz und knapp zusammengefasst
- Erhöhte Reichweite: Teilnehmer aus aller Welt versammeln sich an einem gemeinsamen virtuellen Ort
- Längere Lebensdauer: Durch die Aufnahme und Bereitstellung der Vorträge, herrscht eine ständige Verfügbarkeit
- Kostengünstige Alternative: Keine Reisekosten, keine teure Anmietung von Hotels, Locations, Cateringservices, Personal etc.
- Umweltfreundliche Alternative: Reduktion des CO2-Fußabdrucks
Mehr Informationen zum Umstieg auf virtuelle Events
in unserem Blogbeitrag!
7 Tipps für einen pragmatischen Ansatz
bei der Durchführung virtueller Events
1. Die richtige Technik – Keep it simple!
Einfache und verständliche Lösungen, die den Teilnehmer intuitiv bei der App-Nutzung unterstützen.
2. Eventziele definieren
Wieso melden sich Teilnehmer für Ihre Veranstaltung an? Wieso planen Sie eine Veranstaltung? Vereinen Sie Ihre gemeinsamen Ziele!
3. Focus & Dauer des Events
Wenn Teilnehmer am Rechner oder vom Smartphone aus teilnehmen, sind sie leichter abgelenkt und bleiben meist auch nicht so lange aktiv dabei. Daher ist das Teilnehmer-Engagement während des virtuellen Events deutlich geringer als bei Live-Veranstaltungen
4. Relevanz der Inhalte
Alles hängt viel stärker von der Relevanz der Inhalte ab, weniger von der Experience wie bei klassischen Live-Events.
5. Kommunikation
Den Gast informieren und den Mehrwert definieren (Networking, Inspiration, aktuelle Insights, Lernen etc.)
6. Gründliche Vorbereitung inkl. Testlauf
Eine gründliche Vorbereitung ist die halbe Miete, für den Erfolg Ihres virtuellen Events!
7. After-Event-Kommunikation
Bringen und lenken Sie proaktiv engagierte Teilnehmer in den richtigen Prozess!
Virtuelle Welten
Falls sie sich für eine virtuelle Welt interessieren – auch da können wir weiterhelfen. Im Rahmen unserer strategischen Kooperation mit Expo-X verfügen wir auch eine ganzheitliche Lösung bestehend aus unserem CMS und der 3d Technologie der Room AG, die u.a. Expo-x betreibt.
Fazit – Virtuelle Events
Viele klassische Event-Formate können in eine virtuelle Umgebung transformiert und gleichzeitig den Zielen des Veranstalters gerecht werden. Diese sind jedoch nur selten dazu geeignet, ein klassisches Live-Event nachzuahmen. Mittelfristig sehen wir sehr stark, dass auch in der Ära nach Corona, in den nächsten zwei Jahren, virtuelle Events eine große Rolle spielen und schrittweise in hybride Events übergehen werden.
Bei plazz hatten wir bislang in der MEA Academy in Erfurt halbtags Events, zu welchen wir Kunden und Neukunden eingeladen haben, um unser Produktportfolio zu präsentieren und Wissen zu vermitteln. Das Wichtigste dabei war persönliche Beziehungen zu unseren Kunden aufzubauen.
Mit Covid 19 haben wir zum einen unsere Lösung für virtuelle Events erweitert und zum anderen führen wir regelmäßig selbst virtuelle Events durch. Auf diesem Weg vermitteln wir unseren Kunden Best Practices und machen Sie mit der Lösung vertraut. Das nächste Webinar findet am 19. Mai um 11 Uhr statt.
Schauen Sie auf unserer Webseite vorbei, für mehr Informationen zur Mobile Event App und virtuellen Events. Bei weiteren Fragen können Sie auch jederzeit unser Team unter sales@plazz.ag kontaktieren.
