Ein Überblick virtueller Events
Gerade in Zeiten von Corona versuchen viele Event-App Anbieter aber auch Agenturen ihr Business zu retten und spezialisieren sich auf das Thema virtuelle Events. Deshalb schießen neue Eventplattformen die mit dem Slogan „virtuelle Events“ werben wie Pilze aus dem Boden. Die zahlreichen Anbieter unterscheiden sich nicht nur in ihrer Umsetzung signifikant, sondern auch der Preis für eine virtuelle Plattform kann von kostenlos bis in den sechsstelligen Bereich variieren. Doch wie nachhaltig sind die einzelnen Plattformen und lohnt sich die Investition?
Im Folgenden haben wir versucht, die aktuellen Anbieter zu kategorisieren sowie zu vergleichen und haben festgestellt, dass man prinzipiell zwischen 3 Varianten unterscheiden kann. Zum einen gibt es die Low-Budget Variante, nämlich die Nutzung eines bestehenden Video Anbieters wie Zoom, Go to Webinar oder auch Microsoft Teams. Die High Budget Variante bietet häufig eine eigens erstellte virtuelle Welt mit Avataren, Virtual Reality oder AR. Dazu kommt die Nutzung unserer Eventplattform MEA, welche sich zwischen diesen beiden Varianten ansiedelt und auch als offene Plattform positioniert – in welche Zoom, GotoWebinar, Teams u.a. ganz einfach mit Ihrem Videobild integriert werden kann.
Der größte Fehler, den ein Veranstaltungsmanager dabei machen kann, ist das physische Event 1:1 virtuell nachbilden zu wollen und dabei in eine Plattform zu investieren, die am Ende des Tages mehr Budget verschlingt als dass Sie Nutzen für die Teilnehmer mit sich bringt.
Video Plattformen (z.B. Zoom, hopin)
Handelt es sich bei Ihrer geplanten Veranstaltung um einen Teilnehmerkreis mit rund 50 Personen, die sich untereinander bereits kennen und gemeinsam an einem Thema für einen kurzen Zeitraum arbeiten sollen, ist die Nutzung von Zoom oder Microsoft Teams eine durchaus gute Lösung. Nicht nur sind die Kosten überschaubar, sondern auch die Erstellung des Meetings ist innerhalb von 5 Minuten erledigt.
Möchten Sie allerdings einen großen oder auch unbekannten Teilnehmerkreis einladen und das Networking der Teilnehmer in Vordergrund setzen, stoßen Sie bei den Meeting Tools ganz schnell an die Grenzen des Machbaren. Die Tools bieten nur wenige Anpassungsmöglichkeiten an die CI und auch die Analysemöglichkeiten sind beschränkt. Da die Tools keine Personenprofile aufweisen, wird das Networking geradezu unmöglich und auch Sponsoren und Aussteller können nicht in Szene gesetzt werden. Auch geteilte Dokumente „verschwinden“ nach dem Beenden des Meetings und sind für den Teilnehmer ohne vorheriges Speichern nicht mehr zugänglich. Hier sind Sie auf die Einbindung anderer Tools angewiesen, um wichtige Veranstaltungskomponenten, wie z.B. Dokumente, eine Teilnehmerregistrierung oder auch ein Gästemanagement Tool, bereitzustellen.
Unterschiede zu Hopin
Im Gegensatz zu Zoom stellt Hopin eine umfangreichere Eventplattform dar, in der auch das Networking und Live-Streams sowie der Verkauf von Tickets (7% Provision vom Ticketpreis) abgebildet werden kann.
Die Darstellung der Streams und auch die Interaktionen rechts neben den Stream sind äquivalent zur Darstellung in der MEA. Möchten Sie jedoch eine größere Agenda darstellen, Dokumente einbinden oder ganz einfach mit einen individuelleren Design arbeiten, stoßen Sie bei Hopin an Ihre Grenzen. Das Design ist zwar clean und futuristisch gehalten, jedoch können die Icons und das Menü nicht auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
Auch die Einbindung von Gamification und einen spielerischen Quiz ist nicht möglich.
Handelt es sich bei Ihrer Veranstaltung um ein wissenschaftliches Event in welchen Poster präsentiert werden sollen oder möchten Sie Aussteller durch eine virtuelle Messe in den Vordergrund rücken, bietet auch hier Hopin keine direkte Einbindung an.
Virtuelle Welten (z.B. meetyoo)
Die Begeisterung für virtuelle Veranstaltungswelten ist auf dem ersten Blick sehr groß. Die Teilnehmer „betreten“ die Veranstaltung virtuell und können dann, oftmals als Avatar, Messestände besuchen oder sich in einen Vortrag setzen. Zugegebenen Maßen sind diese virtuellen Welten erstmal toll anzuschauen, wenn sich die CI der Veranstaltung durch jeden Raum zieht und auch Messestände und Produkte in 3D zu sehen sind. Auf den zweiten Blick sind diese virtuellen Welten jedoch sehr unübersichtlich und man verliert schnell die Lust, sich von Raum zu Raum zu klicken, um die wichtigsten und relevanten Infos zu finden. Die Informationen sind zwar mit Ihren logischen Inhalten verknüpft aber nicht langfristig und gebündelt bereitgestellt. Beim Einsatz von virtuellen Welten wird gerne übersehen, dass die Information/Content den Nutzer finden muss und nicht umgekehrt.
Auch hier wird für das Teilnehmermanagement oder auch das Networking auf andere bestehende Tools zurückgegriffen, da Integrierte Lösungen nur durch die Agentur bereitgestellt werden können und dadurch mit Programmieraufwand verbunden sind. Nicht nur, dass die Erstellung der Grafiken mit hohen Kosten verbunden ist, sondern auch dass Änderungen weitere Kosten verursachen, lässt am Ende der Veranstaltung häufig Ärger aufkommen. Die plazz hat bereits umfassende Erfahrungen sammeln können, nutzen diverse Virtuelle Welt Anbieter bei Kunden wie Infineon, Roland Berger, Schaeffler und anderen eine Virtuelle Welt die auf unser CMS / Backend zurückgreift und der Kunde gebucht hat.
Nutzung der Event Plattform MEA
Die MEA ist eine All-in-One-Eventlösung mit vielen Funktionen die sich als Plattform für physische Veranstaltungen, hybride und auch virtuelle Events einsetzen lässt. Durch das innovative Baukastensystem und das intuitive CMS können die Features beliebig und auch eigenständig angelegt und administriert werden.
Individualisierung und Personalisierung ist dabei umfassender als bei Meeting-Tools wie z.B. Zoom möglich, aber nicht übertrieben dargestellt wie bei virtuellen Welten.Die Teilnehmer erhalten Ihr eigenes Personenprofil, dass auf Teilnehmerlisten dargestellt werden kann und mit dem Matchmaking verknüpft wird, sodass das Networking und der Austausch der Teilnehmer z.B. über die Chatfunktion auch digital dargestellt werden kann.
Bei einer Veranstaltung, die auf der MEA-Plattform stattfindet, können Teilnehmer -Präsentationen im Live Stream ansehen, die eigene Kamera zulassen und an Videokonferenzen bspw. bei Breakouts oder an Workshops teilnehmen. Der Integrierte Picture und Picture Modus sowie der Theater Modus ermöglichen dabei die permanente Interaktion der Teilnehmer durch Fragen an den Referenten oder auch Live-Votings. Wichtig zu erwähnen ist, dass die MEA eine offene Plattform ist, in welche im Agendapunkt Videosignale eingebunden werden können auch von externe Diensten wie Vimeo, Youtube und genauso einfach auch ein Videostream von Microsoft Teams, GoToWebinar oder Zoom. Das heisst in der Kombination Zoom + MEA sehen wir ein großes Potential für den Veranstalter genauso Teams + MEA ist eine Kombination, welche bei Konzern-Events bei uns Woche zigfach im Einsatz ist.
Durch den virtual Showfloor haben Sie außerdem die Möglichkeit Ihre Sponsoren, Aussteller oder Projekte in Szene zu setzen, ohne dass eine Überflutung an Informationen stattfindet. Dadurch gestalten Sie Ihr Event nachhaltiger, zugänglicher sowie sicherer und schaffen für den Teilnehmenden ein ganz besonderes und persönliches Veranstaltungserlebnis.
Fazit
Die MEA eignet sich sehr gut für große Meetings, virtuelle Tagungen, hybride Konferenzen und ganz besonders für Corporate Events. Durch die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten in Verbindung mit dem strukturierten Design, lassen sich die Informationen gebündelt und langfristig bereitstellen. Zoom und andere Meeting Tools hingegen fokussieren sich auf Meetings mit überschaubarer Größe.
Sie Punkten vor allem durch die einfache und schnelle Umsetzbarkeit der Meetings. Virtuelle Welten wirken dagegen sehr spielerisch und versuchen das physische Event nachzuahmen. Diese sind mit einen hohen Programmieraufwand sowie Kosten verbunden und die Informationen müssen aktiv gefunden werden.
Lesen Sie auch unseren Artikel – So optimieren Sie Virtuelle Events.
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Alle Informationen über die Mobile Event App erhalten Sie auf unserer Homepage. Oder kontaktieren Sie einfach unser Sales Team, für eine persönliche Beratung.
