1. Relevante Informationen auf einen Blick
Ob eine Person am Event teilnimmt oder nicht, entscheidet sich meistens schon an der Aufmachung des Online-Auftritts. Auf der Homepage sollten deshalb alle wichtigen Event-Informationen auf einen Blick zu sehen sein. Hierbei ist besonders auf die geeignete visuelle Darstellung zu achten und eine Flut an Informationen zu vermeiden.
Wir empfehlen deshalb den Einsatz einer sogenannten Pre-Event Page, welche unabhängig von der Homepage des Veranstalters zu finden ist. Diese gibt Aufschluss über die Agenda, Referenten, Location, Downloadmöglichkeiten der Event App sowie die Registrierung für das Event.
2. Fragen Sie alle wichtigen Details in der Registrierung ab
Wollen Sie den Überblick über die Teilnehmer behalten und wichtige Details wie Ernährungsweise oder Hotelbuchungen abfragen, ohne dabei jedem einzelnen Gast eine E-Mail schreiben zu müssen, ist die Nutzung eines Registrierungstools praktisch.
Durch die Event-Registrierung wissen Sie ganz genau, wer an der Veranstaltung teilnimmt und wer bereits im Vorfeld abgesagt hat. Durch das Anlegen von Fragebögen, können Sie sich bei den Teilnehmer nach benötigten Hotelzimmern und Flügen erkundigen oder die Teilnahme an der Abendveranstaltung in Erfahrung bringen. Somit sind Sie immer auf dem Laufenden und können alles ad hoc planen, sodass sich der Teilnehmer um nichts mehr kümmern muss.
3. Digitalisieren Sie den Check-In
Lange Wartezeiten durch ausgedruckte Teilnehmerlisten gehören der Vergangenheit an. Da der erste Eindruck einer Veranstaltung bereits beim Check-In entsteht, fällt mit der digitalen Lösung das komplizierte Prozedere am Einlass weg. Durch die Nutzung einer Check-In App ist Ihr Personal flexibel. Hardware und Scanner werden nicht mehr benötigt, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Der Teilnehmer selbst braucht lediglich seinen digitalen oder ausgedruckten QR-Code, um einzuchecken. Ergo gestalten Sie Ihre Veranstaltung nachhaltiger und sorgen für mehr Komfort Ihres Personals und der Teilnehmer.
4. Nutzen Sie eine Event App nur, wenn Sie diese aktiv promoten
Durch die Nutzung einer Event App können Sie die Interaktion der Teilnehmer, z.B. durch Live-Votings, Live Q&A oder ein Quiz steigern. Informationen, wie die Agenda, Referentenprofile, Ausstellerlisten und Lagepläne sind durch eine App jeder Zeit griffbereit und Änderungen können in Sekundenschnelle implementiert werden.
Verweisen Sie in einem Newsletter oder der Einladungsmail, dass es für die Veranstaltung eine Event App gibt und wo diese zu finden ist. Durch aussagekräftige Screenshots erhöhen Sie die Downloadzahl. Informieren Sie Ihre Gäste über die Vorteile der App und wie ein Einstieg in diese problemlos gelingt. Eine aktive Kommunikation, die bereits vor dem Event beginnt, kann dann erfolgreich über die Event App fortgesetzt werden.
5. Halten Sie Ihre Teilnehmer auf dem Laufenden
Das Versenden von Push-Nachrichten ist bereits vor dem Event ein essentielles Feature, um den Content der App anzukündigen. Auch während der Veranstaltung bleiben Ihre Teilnehmer durch diese immer up-to-date Sie erhalten Informationen über den nächsten Vortrag oder den Link zur Live-Umfrage zeitnah, ohne lange in der App suchen zu müssen. Änderungen der Vortrags- oder Transferzeiten können außerdem schnell und ohne einen Informationsverlust an alle App-Nutzer weitergetragen werden. Nach dem Event können die Nachrichten als Danksagungen oder als Hinweis auf neue verfügbare Dokumente und Bilder in der App genutzt werden. Nutzen Sie deshalb aktiv die Möglichkeiten und Vorteile, die die Push-Nachrichten in Ihrer Event App bieten.
6. Steigern Sie die Interaktion der Teilnehmer
Mit Interaktionen erwecken Sie Ihre App erst richtig zum Leben. Zeigen Sie den Teilnehmern, dass die Nutzung der App viel mehr bietet, als ein Programmheft! Durch den In-App Chat mit anderen Teilnehmern, dem Push von Umfragen, Votings oder Einsatzmöglichkeiten der Wall of Ideas (Selfie-Wall, Fragen Feed o.Ä.) steigern Sie die Interaktion zwischen den Teilnehmern. Nutzen Sie aktiv Push-Nachrichten und News, um die Teilnehmer daran zu erinnern, das Smartphone aus der Tasche zu holen. Oder motivieren Sie die Teilnehmer für ein komplexes Thema durch Gamification, verbunden mit einem Gewinnspiel.
7. Helfen Sie den Teilnehmern sich zu vernetzen
Gerade auf größeren, nicht firmeninternen Events, ist es für die Besucher schwer sich untereinander zu vernetzen. Das Matchmaking Tool der Event App ist hier eine ideale Hilfe, um relevante Business-Kontakte zu knüpfen. Durch die Auswahl von Tags, die zuvor im CMS festgelegt wurden, wird eine Matchmaking-Liste erstellt. In dieser Liste werden dann nur die, auf Tags basierenden, relevanten Personen angezeigt. Dadurch weiß der Teilnehmer genau, mit wem er sich auf der Veranstaltung vernetzen sollte.
8. Machen Sie die Teilnehmer und Referenten mit der App vertraut
Gerade bei Live-Votings ist es wichtig, dass die Referenten und die Teilnehmer sich bei der Nutzung der Applikation wohl fühlen. Spielen Sie als Veranstalter mit den Referenten das Live-Voting in einem Probedurchgang durch und erklären Sie Ihnen wo die Umfrage zu finden ist und wie die Ergebnisse dargestellt werden. Fühlt sich der Referent im Umgang mit der App sicher, kann er die Teilnehmer motivieren, an der Interaktion teilzunehmen und ihnen die nötigen Schritte erklären. Unangenehme Gesprächspausen der Referenten und Unsicherheiten in der Bedienung können somit vermieden werden.
9. Sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung
Da die Teilnehmer immer digitaler werden und neben einer Event-App auf Ihren Smartphones E-Mails schreiben, WhatsApp-Nachrichten erhalten, ihre Social Media Accounts checken und im Internet surfen, ist es wichtig bei einer hohen Teilnehmerzahl für eine stabile Internetverbindung zu sorgen. Wird die Veranstaltung auch von internationalen Gästen besucht, können diese nicht auf das LTE ihres Smartphones zurückgreifen, sondern sind auf ein W-Lan angewiesen. Kommunizieren Sie deshalb bereits am Eingang die Zugangsdaten und klären im Vorfeld mit der Technik die benötigte W-Lan Geschwindigkeit ab.
10. Richten Sie einen Helpdesk ein
Eine Anlaufstelle für alle Fragen bezüglich der Event App kann ein Helpdesk darstellen. Geschulte Mitarbeiter helfen dort bei der Passwortvergabe, bei der Bedienung und dem Download der App oder ähnlichen Problemen. Wenn Sie breiter aufgestellt sind, können andere Mitarbeiter bei Fragen zu Shuttelzeiten oder Umbuchungen zur Seite stehen.
11. Alles aus einer Hand
Nutzen sie verschiedene technische Tools wie eine Event App, ein Registrierungstool und ein Check-In Programm, ist es sinnvoll, alle Produkte von einem einzelnen Anbieter zu buchen. Einerseits reduziert sich für Sie der Aufwand, da verschiedene Produkte von einem Anbieter oft über eine gemeinsame Verwaltungsfläche verfügen, wodurch Sie die Inhalte nur einmal einpflegen müssen. Andererseits wird durch die Nutzung eines Anbieters eine reibungslose Nutzung der Produktschnittstellen gewährleistet, sodass keine Daten verloren gehen.
