Was bedeutet digitale Eventorganisation im Unternehmenskontext wirklich – jenseits von Buzzwords und Standardsoftware? Um das herauszufinden, haben wir mit zwei Experten aus der Praxis gesprochen: Michael Jenner (Leiter Corporate Event Management) und Gabriele Rodopoulos (Eventkoordinatorin Corporate Event Management) von der ERGO Group AG.
Beide verantworten ein breites Spektrum an Veranstaltungen – von internen Tagungen über hybride Formate bis hin zu externen Großevents. Im Gespräch wurde schnell deutlich: Der digitale Wandel in der Eventorganisation ist bei ERGO längst Realität.
„Wir haben bereits mehrere Jahre mit einem Teilnehmermanagement-Tool gearbeitet und auch eine Event-App für Events genutzt. Nach dieser langjährigen Erfahrung wollen wir den nächsten Schritt machen und die Systeme weiterentwickeln“, sagt Michael Jenner.
Seit März 2022 nutzt ERGO daher die Mobile Event App der plazz AG und seit April 2023 zusätzlich das Teilnehmermanagementsystem registr. Mit diesen beiden Tools begleitet das Eventteam pro Jahr rund 40 bis 50 Veranstaltungen mit der App und sogar 100 bis 120 Events mit registr – ein eindrucksvoller Beleg für die strategische Relevanz digitaler Workflows.
„Die ersten Jahren an Erfahrung mit anderen Tools waren wertvoll. Jetzt wollen wir noch effizienter und professioneller werden“, sagt Gabriele Rodopoulos.
Das zentrale Tool registr für digitales Teilnehmermanagement
Mit der Einführung von registr wurde ein konsequenter Schritt in Richtung Weiterentwicklung unternommen. Heute läuft das Teilnehmermanagement über ein zentrales System. Einladungen werden automatisiert und personalisiert versendet. Anmeldedaten lassen sich einfach verwalten und aktualisieren. Der Check-in vor Ort erfolgt effizient über QR-Codes oder Namensabgleich. Namensschilder können sofort gedruckt werden – wobei hier noch Optimierungspotenzial in der Geschwindigkeit und Druckqualität besteht. Auch das Feedbackmanagement wurde digitalisiert. Teilnehmer können ihre Rückmeldungen bequem online abgeben, was eine schnelle Auswertung und Nachbereitung ermöglicht. „Die Rückmeldungen unserer Teilnehmer kommen über registr. Das gibt uns sofortige, verwertbare Erkenntnisse für künftige Veranstaltungen“, erklärt Michael Jenner.
Echtzeitkommunikation und mobile Begleitung mit der MEA
Parallel dazu hat sich die Mobile Event App (MEA) als unverzichtbares Werkzeug etabliert. Sie begleitet die Teilnehmer über den gesamten Veranstaltungszeitraum hinweg. Bereits vor dem Event liefert die MEA alle wichtigen Informationen: die Agenda, Raumpläne, Speaker-Profile und Gruppeneinteilungen. Während der Veranstaltung sorgt sie für Flexibilität und Reaktionsfähigkeit. Push-Benachrichtigungen informieren in Echtzeit über Programmänderungen, Raumwechsel oder zusätzliche Inhalte. Nach dem Event wird die MEA zur Plattform für Rückblick und weiterer Kommunikation.
Vorteile für ERGO auf organisatorischer Ebene
Die Einführung der beiden digitalen Tools – registr und der Mobile Event App – hat bei ERGO nicht nur zu einer spürbaren operativen Entlastung geführt. Sie hat auch strategische Impulse gesetzt, die weit über die reine Prozessoptimierung hinausgehen.
Das Eventteam profitiert heute von einem automatisierten Ablauf, der nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehlerquellen reduziert. Informationen zu Veranstaltungen, Teilnehmern oder Programmen sind zentral gebündelt, jederzeit verfügbar und bei Bedarf sofort aktualisierbar – ein entscheidender Vorteil in dynamischen Eventumgebungen.
Gleichzeitig hat sich die Beziehung zu den Teilnehmern intensiviert. Dank personalisierter Inhalte, direkter Kommunikation und digitaler Interaktionsmöglichkeiten wurde die Teilnehmerbindung nachhaltig gestärkt. Nicht zuletzt leistet ERGO durch die digitale Eventorganisation auch einen Beitrag zur unternehmensweiten Nachhaltigkeitsstrategie: Gedruckte Materialien wurden weitgehend ersetzt – ein Schritt, der sowohl ökologisch als auch wirtschaftlich sinnvoll ist.
Die Vorteile zusammengefasst:
- Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse
- Bessere Teilnehmerbindung durch individualisierte Inhalte
- Volle Kontrolle über Teilnehmerdaten und Registrierungen
- Nahtlose Kommunikation in Echtzeit
- Nachhaltigkeit durch den Verzicht auf Printmaterial
Intuitive Nutzung und hohe Akzeptanz der Nutzer:innen
Die Reaktionen der Teilnehmer sind durchweg positiv. Besonders hervorgehoben wird die intuitive Bedienung der Mobile Event App, das moderne Design und die Tatsache, dass alle Informationen gebündelt zur Verfügung stehen. Auch die Veranstalter profitieren: Sie haben jederzeit den Überblick über Anmeldestatus, Teilnehmerdaten und Rückmeldungen. Kurzfristige Änderungen lassen sich ohne großen Aufwand umsetzen und direkt kommunizieren.
Zukunftsstrategie: Digitale Eventorganisation als dynamischer Prozess
Die digitale Eventorganisation bei ERGO ist ein dynamischer Prozess, der laufend angepasst und verbessert wird. Geplant sind unter anderem ein integrierter QR-Code-Scanner in der App, erweiterte Agenda-Funktionen für Veranstaltungen mit Nachtprogramm sowie personalisierte Teilnehmerprofile je Event. Auch die Integration weiterer Systeme wie Eyepin und interne Schulungen für Mitarbeiter stehen auf der Agenda. Dass die Zusammenarbeit mit plazz AG auch langfristig überzeugt, zeigt sich nicht zuletzt an der jüngsten Vertragsverlängerung.
„Die Entscheidung, unseren Vertrag in diesem Jahr um weitere drei Jahre zu verlängern, basiert auf der durchweg positiven Erfahrung, die wir mit den Tools und Ihrem Team gemacht haben“, erklärt Michael Jenner.
„Ich kann die plazz AG als Dienstleister uneingeschränkt empfehlen.“
Fazit: ERGO zeigt, wie digitale Eventorganisation gelingen kann
Das Beispiel ERGO zeigt eindrücklich, wie digitale Eventorganisation nicht nur administrative Prozesse vereinfacht, sondern das gesamte Veranstaltungserlebnis verbessert. Die eingesetzten Tools schaffen eine neue Qualität der Kommunikation, steigern die Effizienz und bieten den Teilnehmern echten Mehrwert. Unternehmen, die ihre Events zukunftsfähig und professionell aufstellen möchten, finden in registr und der Mobile Event App eine erprobte, praxisnahe Lösung.
