Optimieren virtueller Events

Optimieren virtueller Events
Mobile Event App Team
optimize virtual events

Learnings der letzten Monate

Viele unserer Kunden haben sich inzwischen für die Durchführung eines virtuellen Events entschieden und mit uns die Möglichkeit für eine technische Umsetzung besprochen. Ist diese Entscheidung erstmal gefallen, stehen die Veranstaltungsmanager der Unternehmen vor der Frage, wie sie ihren Teilnehmern die Welt der virtuellen Events schmackhaft machen und sie zur Interaktion anregen. Kurz: wie gestalte ich einen virtuellen Event genauso interessant wie eine echte Veranstaltung, in der sich die Teilnehmer von Angesicht zu Angesicht miteinander austauschen können und die Veranstaltung auch gern bis zum Ende verfolgen.

Wir haben inzwischen mehrere Dutzend solcher virtuellen Events erfolgreich mit unserer Applikation begleitet und helfen gern bei der Frage „Wie machen das eigentlich andere Unternehmen?“ Sie müssen das Rad nicht komplett neu erfinden, sondern können sich Anregungen holen und gute Ideen erweitern und Ihren Ansprüchen anpassen.

Die Vielfalt virtueller Events wird größer, das Publikum anspruchsvoller und die Veranstalter kreativer. Ging es im April / Mai noch darum, das Event irgendwie ins Internet zu bringen, lassen sich Veranstalter und Event Agenturen immer mehr einfallen, um ihre Teilnehmer tatsächlich in ihre Events zu integrieren. Die positiven Erfahrungen, welche unsere Kunden gemacht haben, reichen von mehr Reichweite und Interaktivität, globale Dimension durch weltweites zuschalten von Experten oder Gästen, hohe Flexibilität bei Umfang und Ablauf und natürlich positives Feedback der Gäste.

Im Folgenden einige zentrale Aspekte bei der Durchführung ihres virtuellen Events:

 

Email Kommunikation

Egal wie groß oder wie weitreichend Ihr digitaler Event aufgesetzt ist, eine professionelle Mailing-Struktur ist grundlegend. Denn alle virtuellen Event-Formate benötigen in der Regel eine E-Mail-Kommunikation, um die Ansprache rund um das Event sicherzustellen. Die Einladungs-Mail, eine Anmeldebestätigung, der Link zum Event, die Erinnerungsmail, das Nachfassmailing – da kommt einiges an Mail-Kommunikation zusammen. Wichtig ist daher, dass bereits gute Mail-Möglichkeiten in die virtuelle Event Plattform eingebaut sind und dass der Anbieter technisch auch Einrichtungen wie SPF, DKIM berücksichtigt hat. Wir zeigen Ihnen gerne wie einfach in unserer virtuellen Event Plattform sie Ihre Mails anlegen, verwalten und versenden.

 

Begrüßung / Onboarding der Gäste 

Gehen Sie wie bei einer realen Veranstaltung davon aus, dass die Teilnehmer bereits einige Minuten vor dem Beginn der Veranstaltung online sein werden. Auch wenn Ihre Zuschauer nicht vor Ihnen sitzen und Ihnen der direkte Blickkontakt fehlt, können Sie Ihr Publikum bereits beim Betreten des virtuellen Veranstaltungsraumes mit einer freundlichen Begrüßung abholen, indem Sie beispielsweise eine Nachricht vor Start des Livestreams mittels einer Grafik einbinden oder nutzen Sie unsere Push-Nachrichten, die Sie zeitgesteuert bereits vor Beginn des Livestreamings innerhalb der App versenden können. Neben einem freundlichen Empfang können so auch gleich weitere organisatorische Hinweise platziert werden.

 

event app virtuelle events header

Die MEA Virtual Event Platform – bestehend aus iOS, Android und Web App, CMS und über 50 Funktionen samt Streaming & Videokonferencing, im Einsatz bei 15 DAX Unternehmen


Agenda

Mittels der Agenda gliedern Sie Ihre Veranstaltung wie gewohnt in unterschiedliche Vorträge, Themenworkshops, Pausen oder Breakout-Sessions.

Keynotes und Vorträge können Sie dabei ganz klassisch mit einem oder mehreren Sprechern umsetzen, denen die Zuschauer vor dem Bildschirm zuhören können. Um trotz der Entfernung dennoch eine Interaktion stattfinden zu lassen, empfehlen wir das Publikum Fragen über die Wall of Ideas direkt an die Sprecher stellen zu lassen. Mittels Kommentare oder Likes können diese entweder schriftlich beantwortet oder für den Live-Vortrag gerankt werden. Ein Moderator könnte das Geschehen auf dieser Art Pinnwand verfolgen und den Sprechern die am häufigsten gelikten Fragen stellen.

Neben den Vorträgen können die Nutzergruppen auch an unterschiedlichen und parallel stattfindenden Breakout Sessions teilnehmen. Auch hier bietet sich das Einbinden unserer Wall of Ideas für Text- und Bildbeiträge an.

Nutzen Sie die Möglichkeit Ihre Teilnehmer während der Pausen zu überraschen, indem Sie beispielsweise kleine Lunchpakete verschicken oder je nach Gruppengröße eine virtuelle Coffee Break ins Leben rufen, in der sich die Nutzer wie auf einem realen Event austauschen können.

 

Videotechnologie

Der zentrale Aspekt bei virtuellen Events ist das Thema Videoübertragung – dabei gilt es zu unterscheiden zwischen dem Thema Videostreaming und der Videokonferenz.

  • Live Streaming – die Aufnahme erfolgt meist mit Videokamera
  • Videokonferenz/ Videomeeting Tool – die Aufnahme erfolgt meist vom PC, Smartphone

 

d-velop forum live stream

Videobild-Produktion via Kamerateam oder Device Kamera vom Notebook, Smartphone etc für jeden Anlaß steht das richtige Setup zur Verfügung


Live Streaming

Mit Hilfe von Video Live Streaming können Events jeglicher Art einer großen Anzahl an Zuschauern weltweit bereit gestellt werden. Die Video- und Ton-Qualität der Übertragung per Live Stream ist besonders gut (4K, Full-HD) und der Stream kann sich automatisch an die vorhandene Internetbandbreite des Users anpassen (adaptives Bitrate-Streaming). Wenn Top-Qualität Ihr wichtigstes Kriterium ist, sollten Sie auf einen Live Stream setzen.

Damit die Qualität stimmt, besteht immer eine gewisse Latenz-Zeit (Zeitverzögerung vom Sender zum Empfänger). Die Live Streaming-Option hat fast immer einen präsentierenden Charakter. Dennoch besteht die Möglichkeit der Interaktion mit dem Publikum über unsere Chatfunktion oder die Wall of Ideas oder das Voting. Der Vortragsgebende kann live auf die Fragen der Zuhörer eingehen und antworten. Wichtig ist ein Picture in Picture Modus damit der Stream auch weiterläuft, während man auf einen anderen Button in der Anwendung klickt.

 

 

event app - video conferencing

Virtual Coffee Break, Digitaler Stehtisch, Q&A Sessions, Sponsored Room, 1:1 mit Ausstellern und Teilnehmern – egal wie Sie es nennen die eingebaute Videokonferenz-Technologie macht es möglich


Videokonferenz- / Videomeeting Tool

Videokonferenz, Videomeeting oder Webinar – es gibt verschiedene Bezeichnungen, die das Gleiche meinen: eine Videokonferenz online.  Sie sind für die interaktive Kommunikation mit Video in einer kleineren bis überschaubaren Gruppe gedacht. Mit sehr geringer Verzögerung bis hin zu Echtzeitkommunikation verbinden sich die Teilnehmer via Computer und Webcam oder Smartphone. Gerade für Meetings oder Videokonferenzen im Team ist diese Möglichkeit sinnvoll. Aber auch für Besprechungen mit Kunden könnte es das Richtige sein, da bei den meisten Tools einfach ein Link mit Einladung versendet wird, ohne dass die Teilnehmer sich eine Software herunterladen müssen.

Der Bildschirm kann geteilt werden und es wird online präsentiert. Die Qualität des Videos ist ein geringere, da die zu übertragene Datenmenge gering gehalten werden muss.

Auch hierfür haben wir eine Technologie bei uns adaptiert und die Jitsi Videokonferenz Technologie eingebaut,  so dass unsere Kunden die Lösung nutzen können für 1:1 Meetings oder kleine Gruppen VideoBreakouts oder alternativ Aussteller die eine Videosprechstunde anbieten. Zudem können wir die gängigen Live Videokonferenz Tools in unserer Lösung innerhalb der Agenda verlinken wie bspw. Zoom, Teams.

 

Live Streaming vs Videokonferenz

Form Präsentierender Charakter Kommunizierender Charakter
Übertragung Meist einseitig Beidseitig
Teilnehmerzahl Unbegrenzt große Gruppe Kleinere Gruppen (max 100)
Bild- & Tonqualität Sehr hoch Durchschnittlich OK
Latenz 5-30 Sekunden Fast ohne Versatz
DSGVO Konformität Ja Ja

 

Je nachdem welches Event-Konzept hinter der Liveübertragung steckt, ist die Wahl der passenden Variante ob Streaming oder Videokonferenz wichtig.

Wir beraten sie hierzu sehr gerne.

Aktuell nutzen unsere Kunden ganz oft die Vorteile in einer Kombination aus beidem. Bspw. dass für den Eröffnungspart eines Events oder der Rede des CEO oder einer Talkrunde ein Live Videostream erfolgt und dann für fortfolgende Agendapunkte ggf auch dann für kleinere Gruppen das Umsetzen in Form der Videokonferenz.

Auch kommt es immer häufiger vor, dass sich Experten oder ein Überraschungsgast via Videokonferenz in den Live Stream zuschalten.

Wichtig zu wissen ist, dass wir beide Varianten aus einer Hand anbieten können:
Mit dem Premium Feature Streaming Modul!

 

 

event app - matchmaking

plazz Matchmaking – seit Jahren bewährt im Einsatz – effizient, individuell, veranstaltungsbezogen


Networking

Dank des Direkt-Chats können sich die Teilnehmer untereinander auch persönlich austauschen. Um interessante Kontakte zu finden, gehen die Nutzer einfach auf die Teilnehmerliste und schauen sich Namen, Firma und Position an und markieren ihre Favoriten. Eine weitere einfache Möglichkeit stellt hier auch unser Matchmaking dar. Auf diese Weise lassen sich mittels eines Suche-Biete-Vergleichs relevante Kontakte schnell und übersichtlich abbilden.

 

Partner

Neben der Agenda, den Referenten und Teilnehmern spielen auch bei virtuellen Events die Partner eine tragende Rolle und sollen mit ihren Produkten und Ansprechpartnern nicht zu kurz kommen. Auf den Points of Interest lassen sich virtuelle Ausstellungsräume mit Ausstellerständen abbilden, durch die die App-Nutzer ebenfalls virtuell flanieren und mittels Verlinkungen in Kontakt mit Ihren Partnern treten können.

Der Virtual Showfloor in der App des D:Camp eine Eventreihe der Deutschen Telekom und dem Bundesverband Mittelständische Wirtschaft

 

Geld verdienen mit virtuellen Events

Eine frühzeitige Bezahlschranke für digitale Event-Formate ist wichtig und sinnvoll. Das zeigen die mitunter vergeblichen Versuche des Journalismus, des Musik- und Videobereichs, für zuvor kostenfreie digitale Angebote Geld zu verlangen. Wer sein Geschäft langfristig digital/virtuell aufstellen möchte, kommt an Pay-per-View-Events nicht vorbei. Voraussetzungen dabei: Mut und Investitionsbereitschaft in die technische Umsetzung sowie das inhaltliche Konzept. Die Wünsche und Sehgewohnheiten des Publikums sollten dabei ebenfalls berücksichtigt werden, damit dieses nicht nur Geld bezahlt haben, sondern bis zum Ende auch dabei waren.

Zusammenfassung

Zu guter Letzte noch einige hilfreiche Tipps, damit ihr virtueller Event auch ein Erfolg wird:

  • Konzept – der Ablauf grade mit unterschiedlichen Videokonferenzteilnehmern muss gut geplant sein. Erstellen Sie im Vorfeld einen detaillierten Ablaufplan und denken Sie auch an untermalende Grafiken und Bauchbinden sowie Bildübergänge.
  • Technologie: wählen sie den richtigen Partner mit einer professionellen Virtual Event Plattform und buchen Sie zu Ihrer eigenen Sicherheit grade beim ersten Event auch einen Vor Ort Support hinzu, kommt bspw bei unseren Kunden sehr oft vor.
  • Briefing Ihrer Sprecher – sorgen sie für ein perfektes Briefing und sensibilisieren sie die Personen vor der Kamera. So stellen Sie sicher dass sie eine Top Audio- und Videoqualität erzielen.
  • Interaktion – überlegen sie sich gezielt an welchen Stellen macht interaktion Sinn, auf jeden Fall binden Sie ihr Publikum aktiv mit ein. Im Idealfall sogar mit Gamification (bei plazz gibt es ein attraktives Gamification Modul inklusive)
  • Timing – grade bei virtuellen Events ist das Timing von größter Relevanz. Wählen Sie den richtigen Slot und beschränken sie sich in der Zeit.
  • Abschließend: Vermitteln Sie Emotionen auch wenn Sie digital sind, verweben Sie Inhalte und Dramaturgie mit Technologie und schaffen sie am besten ein gemeinsames Erlebnis statt nur eine gestreamte Abbildung der Inhalte.