Viele unserer Kunden haben sich bereits für die Durchführung eines virtuellen Events entschieden und mit uns die Möglichkeit für eine technische Umsetzung besprochen. Ist diese Entscheidung erstmal gefallen, stehen die Veranstaltungsmanager der Unternehmen vor der Frage, wie sie ihren Teilnehmern die Welt der virtuellen Events schmackhaft machen und sie zur Interaktion anregen. Kurz: wie gestalte ich einen virtuellen Event genauso interessant wie eine echte Veranstaltung, in der sich die Teilnehmer von Angesicht zu Angesicht miteinander austauschen können und die Veranstaltung auch gern bis zum Ende verfolgen.
Wir haben inzwischen hunderte solcher virtuellen Events erfolgreich mit unserer Applikation begleitet und helfen gern bei der Frage „Wie machen das eigentlich andere Unternehmen?“ Sie müssen das Rad nicht komplett neu erfinden, sondern können sich Anregungen holen und gute Ideen erweitern und Ihren Ansprüchen anpassen.
Was sind virtuelle Events?
Virtuelle Events sind Veranstaltungen, die vollständig online stattfinden. Sie nutzen digitale Plattformen, um Teilnehmer aus der ganzen Welt zu verbinden. Diese Events können Konferenzen, Messen, Webinare oder Workshops sein und ermöglichen es den Teilnehmern, bequem von überall aus teilzunehmen. Durch den Einsatz moderner Technologie wie Video-Streaming, interaktiver Tools und digitaler Netzwerke können virtuelle Events ein ebenso intensives und engagierendes Erlebnis bieten wie traditionelle Präsenzveranstaltungen.
Vorteile virtueller Events
Virtuelle Events bieten zahlreiche Vorteile, die sie zu einer attraktiven Alternative zu traditionellen Veranstaltungen machen. Einer der größten Vorteile ist die erhöhte Reichweite, da Teilnehmer aus der ganzen Welt bequem von zu Hause aus teilnehmen können. Dies führt zu einer breiteren Zielgruppenansprache und einer erhöhten Teilnahme.
Kosteneffizienz: Virtuelle Events sparen erhebliche Kosten, da Ausgaben für Reise, Unterkunft und Verpflegung entfallen. Unsere Kunden haben gezeigt, wie effektiv diese Formate zur Kostensenkung beitragen können. Beispielsweise hat ein führender Automobilhersteller durch den Einsatz digitaler Vertriebskanäle die Anzahl der Vertriebsleads erhöht.
Flexibilität und Komfort: Teilnehmer und Veranstalter profitieren von der Flexibilität, die virtuelle Events bieten. Die Teilnahme ist oft von jedem Ort aus möglich, was den Komfort erhöht und Zeit spart. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die global operieren und Mitarbeiter oder Kunden aus verschiedenen Zeitzonen einbinden möchten.
Umweltfreundlichkeit: Durch die Reduzierung von Reisen und physischen Materialien tragen virtuelle Events zur Nachhaltigkeit bei. Der ökologische Fußabdruck wird deutlich verringert, was sowohl für Unternehmen als auch für die Umwelt vorteilhaft ist.
Erweiterte Interaktionsmöglichkeiten: Virtuelle Events bieten innovative Tools zur Interaktion, wie Live-Chats, Umfragen und Q&A-Sessions. Diese Tools fördern die Teilnahme und das Engagement der Teilnehmer. Beratungsunternehmen nutzen Content-Webinare, um ihre Reichweite zu vergrößern und Wissen effektiv zu vermitteln.
Einfachere Logistik: Die Organisation von virtuellen Messen und Produktpräsentationen ist weniger komplex als bei physischen Veranstaltungen. Dies ermöglicht es Unternehmen, neue Produkte einem globalen Publikum vorzustellen, ohne die Herausforderungen und Kosten traditioneller Messen zu bewältigen.
Planung und Organisation
Virtuelle Events profitieren genauso von einer sorgfältigen Planung wie Präsenzveranstaltungen. Einige der Planungsschritte könnten wie folgt aussehen:
Plattform-Auswahl: Wählen Sie eine geeignete Plattform, die den technischen Anforderungen und dem Format Ihres Events entspricht. Sie sollte stabil, benutzerfreundlich und interaktiv sein.
Agenda-Erstellung: Entwickeln Sie eine klare und strukturierte Agenda. Berücksichtigen Sie dabei unterschiedliche Zeitzonen und Pausenzeiten, um die Teilnehmerbindung zu maximieren.
Teilnehmermanagement: Nutzen Sie Tools für die Registrierung, Kommunikation und das Nachfassen bei den Teilnehmern. Automatisierte Erinnerungen und Feedback-Umfragen verbessern die Teilnehmererfahrung erheblich.
Technische Vorbereitung: Stellen Sie sicher, dass alle technischen Aspekte wie Audio, Video und Internetverbindung getestet und optimiert sind. Ein technischer Support sollte während des Events verfügbar sein.
Inhaltliche Gestaltung: Bereiten Sie ansprechende und interaktive Inhalte vor, die die Teilnehmer einbinden und Mehrwert bieten. Nutzen Sie verschiedene Medien und Formate, um die Aufmerksamkeit hoch zu halten.
Technische Grundlagen
Hierzu gehören leistungsfähige Streaming-Tools, die eine reibungslose Übertragung von Audio und Video ermöglichen. Eine stabile und schnelle Internetverbindung ist unerlässlich, um Unterbrechungen zu vermeiden und eine hohe Qualität zu gewährleisten. Um dies zu gewährleisten benötigen Sie einen verlässlichen Technik-Partner. Diese bringen hochwertige Kameras, Mikrofone und Beleuchtung mit, um eine professionelle Präsentation sicherzustellen. Zudem achten Sie auf den Schutz sensibler Informationen durch Verschlüsselung und sichere Zugangskontrollen. Gleichzeitig stellen Sie während des Events technischen Support zur Verfügung, um Probleme schnell zu lösen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten Hier können wir Sie mit kompetenten technischen Dienstleistern in Verbindung setzen, mit denen wir bereits gemeinsam viele virtuelle Veranstaltungen erfolgreich realisiert haben.
Interaktion und Engagement virtueller Events
Tools wie Live-Umfragen, Q&A-Sessions und Echtzeit-Chats fördern das Engagement der Teilnehmer. Durch interaktive Elemente können Teilnehmer aktiv am Event teilnehmen, Fragen stellen und direktes Feedback geben.
Unsere Mobile Event App bietet all diese Funktionen und ermöglicht es, interaktive Elemente nahtlos in Ihr Event zu integrieren. Mit der App können Teilnehmer bequem auf Umfragen zugreifen, an Q&A-Sessions teilnehmen und sich in Echtzeit austauschen, was die Gesamtbeteiligung und Zufriedenheit erhöht. Nachfolgend gehen wir auf einige zentrale Aspekte ein, die Sie für die Umsetzung eines virtuellen Events beachten sollten:
Email Kommunikation
Egal wie groß oder wie weitreichend Ihr digitaler Event aufgesetzt ist, eine professionelle Mailing-Struktur ist grundlegend. Denn alle virtuellen Event-Formate benötigen in der Regel eine E-Mail-Kommunikation, um die Ansprache rund um das Event sicherzustellen. Die Einladungs-Mail, eine Anmeldebestätigung, der Link zum Event, die Erinnerungsmail, das Nachfassmailing – da kommt einiges an Mail-Kommunikation zusammen. Wichtig ist daher, dass bereits gute Mail-Möglichkeiten in die virtuelle Event Plattform eingebaut sind und dass der Anbieter technisch auch Einrichtungen wie SPF, DKIM berücksichtigt hat. Wir zeigen Ihnen gerne wie einfach in unserer virtuellen Event Plattform sie Ihre Mails anlegen, verwalten und versenden.
Begrüßung / Onboarding der Gäste
Gehen Sie wie bei einer realen Veranstaltung davon aus, dass die Teilnehmer bereits einige Minuten vor dem Beginn der Veranstaltung online sein werden. Auch wenn Ihre Zuschauer nicht vor Ihnen sitzen und Ihnen der direkte Blickkontakt fehlt, können Sie Ihr Publikum bereits beim Betreten des virtuellen Veranstaltungsraumes mit einer freundlichen Begrüßung abholen, indem Sie beispielsweise eine Nachricht vor Start des Livestreams mittels einer Grafik einbinden oder nutzen Sie unsere Push-Nachrichten, die Sie zeitgesteuert bereits vor Beginn des Livestreamings innerhalb der App versenden können. Neben einem freundlichen Empfang können so auch gleich weitere organisatorische Hinweise platziert werden.
Die MEA Virtual Event Platform – bestehend aus iOS, Android und Web App, CMS und über 50 Funktionen samt Streaming & Videokonferencing, im Einsatz bei 15 DAX Unternehmen
Agenda
Mittels der Agenda gliedern Sie Ihre Veranstaltung wie gewohnt in unterschiedliche Vorträge, Themenworkshops, Pausen oder Breakout-Sessions.
Keynotes und Vorträge können Sie dabei ganz klassisch mit einem oder mehreren Sprechern umsetzen, denen die Zuschauer vor dem Bildschirm zuhören können. Um trotz der Entfernung dennoch eine Interaktion stattfinden zu lassen, empfehlen wir das Publikum Fragen über die Wall of Ideas direkt an die Sprecher stellen zu lassen. Mittels Kommentare oder Likes können diese entweder schriftlich beantwortet oder für den Live-Vortrag gerankt werden. Ein Moderator könnte das Geschehen auf dieser Art Pinnwand verfolgen und den Sprechern die am häufigsten gelikten Fragen stellen.
Neben den Vorträgen können die Nutzergruppen auch an unterschiedlichen und parallel stattfindenden Breakout Sessions teilnehmen. Auch hier bietet sich das Einbinden unserer Wall of Ideas für Text- und Bildbeiträge an.
Nutzen Sie die Möglichkeit Ihre Teilnehmer während der Pausen zu überraschen, indem Sie beispielsweise kleine Lunchpakete verschicken oder je nach Gruppengröße eine virtuelle Coffee Break ins Leben rufen, in der sich die Nutzer wie auf einem realen Event austauschen können.
Videotechnologie
Der zentrale Aspekt bei virtuellen Events ist das Thema Videoübertragung – dabei gilt es zu unterscheiden zwischen dem Thema Videostreaming und der Videokonferenz.
- Live Streaming – die Aufnahme erfolgt meist mit Videokamera
- Videokonferenz/ Videomeeting Tool – die Aufnahme erfolgt meist vom PC, Smartphone
Videobild-Produktion via Kamerateam oder Device Kamera vom Notebook, Smartphone etc für jeden Anlaß steht das richtige Setup zur Verfügung
Live Streaming
Mit Hilfe von Video Live Streaming können Events jeglicher Art einer großen Anzahl an Zuschauern weltweit bereit gestellt werden. Die Video- und Ton-Qualität der Übertragung per Live Stream ist besonders gut (4K, Full-HD) und der Stream kann sich automatisch an die vorhandene Internetbandbreite des Users anpassen (adaptives Bitrate-Streaming). Wenn Top-Qualität Ihr wichtigstes Kriterium ist, sollten Sie auf einen Live Stream setzen.
Damit die Qualität stimmt, besteht immer eine gewisse Latenz-Zeit (Zeitverzögerung vom Sender zum Empfänger). Die Live Streaming-Option hat fast immer einen präsentierenden Charakter. Dennoch besteht die Möglichkeit der Interaktion mit dem Publikum über unsere Chatfunktion oder die Wall of Ideas oder das Voting. Der Vortragsgebende kann live auf die Fragen der Zuhörer eingehen und antworten. Wichtig ist ein Picture in Picture Modus damit der Stream auch weiterläuft, während man auf einen anderen Button in der Anwendung klickt.
Virtual Coffee Break, Digitaler Stehtisch, Q&A Sessions, Sponsored Room, 1:1 mit Ausstellern und Teilnehmern – egal wie Sie es nennen die eingebaute Videokonferenz-Technologie macht es möglich
Videokonferenz- / Videomeeting Tool
Videokonferenz, Videomeeting oder Webinar – es gibt verschiedene Bezeichnungen, die das Gleiche meinen: eine Videokonferenz online. Sie sind für die interaktive Kommunikation mit Video in einer kleineren bis überschaubaren Gruppe gedacht. Mit sehr geringer Verzögerung bis hin zu Echtzeitkommunikation verbinden sich die Teilnehmer via Computer und Webcam oder Smartphone. Gerade für Meetings oder Videokonferenzen im Team ist diese Möglichkeit sinnvoll. Aber auch für Besprechungen mit Kunden könnte es das Richtige sein, da bei den meisten Tools einfach ein Link mit Einladung versendet wird, ohne dass die Teilnehmer sich eine Software herunterladen müssen.
Der Bildschirm kann geteilt werden und es wird online präsentiert. Die Qualität des Videos ist ein geringere, da die zu übertragene Datenmenge gering gehalten werden muss.
Auch hierfür haben wir eine Technologie bei uns adaptiert und die Jitsi Videokonferenz Technologie eingebaut, so dass unsere Kunden die Lösung nutzen können für 1:1 Meetings oder kleine Gruppen VideoBreakouts oder alternativ Aussteller die eine Videosprechstunde anbieten. Zudem können wir die gängigen Live Videokonferenz Tools in unserer Lösung innerhalb der Agenda verlinken wie bspw. Zoom, Teams.
Live Streaming vs Videokonferenz
| Form | Präsentierender Charakter | Kommunizierender Charakter |
| Übertragung | Meist einseitig | Beidseitig |
| Teilnehmerzahl | Unbegrenzt große Gruppe | Kleinere Gruppen (max 100) |
| Bild- & Tonqualität | Sehr hoch | Durchschnittlich OK |
| Latenz | 5-30 Sekunden | Fast ohne Versatz |
| DSGVO Konformität | Ja | Ja |
Hybrid oder Virtuelles Format
Die Frage nach Hybrid oder Virtuell wird sich über kurz oder lang stellen. Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab:
Zielgruppe und Reichweite: Berücksichtigen Sie, wo sich Ihre Teilnehmer befinden und wie sie am besten erreicht werden können.
Budget: Ein hybrides Event kann höhere Kosten verursachen, da sowohl physische als auch virtuelle Komponenten berücksichtigt werden müssen.
Interaktionsniveau: Hybride Events ermöglichen persönliche Interaktionen, während virtuelle Formate auf digitale Tools angewiesen sind.
Logistik und Technik: Die Infrastruktur und technische Ausstattung sind entscheidend für den reibungslosen Ablauf beider Formate.
Flexibilität und Zugänglichkeit: Virtuelle Events bieten maximale Flexibilität und Zugang von überall, während hybride Events lokale und entfernte Teilnehmer vereinen.
Je nachdem welches Event-Konzept hinter dem Event und der Liveübertragung steckt, ist die Wahl der passenden Variante ob Streaming oder Videokonferenz wichtig. Aktuell nutzen unsere Kunden ganz oft die Vorteile in einer Kombination aus beidem. Bspw. dass für den Eröffnungspart eines Events oder der Rede des CEO oder einer Talkrunde ein Live Videostream erfolgt und dann für fortfolgende Agendapunkte ggf auch dann für kleinere Gruppen das Umsetzen in Form der Videokonferenz. Auch kommt es immer häufiger vor, dass sich Experten oder ein Überraschungsgast via Videokonferenz in den Live Stream zuschalten.
Wichtig zu wissen ist, dass wir beide Varianten aus einer Hand anbieten können:
Mit dem Premium Feature Streaming Modul und Videokonferencing.
plazz Matchmaking – seit Jahren bewährt im Einsatz – effizient, individuell, veranstaltungsbezogen
Networking
Dank des Direkt-Chats können sich die Teilnehmer untereinander auch persönlich austauschen. Um interessante Kontakte zu finden, gehen die Nutzer einfach auf die Teilnehmerliste und schauen sich Namen, Firma und Position an und markieren ihre Favoriten. Eine weitere einfache Möglichkeit stellt hier auch unser Matchmaking dar. Auf diese Weise lassen sich mittels eines Suche-Biete-Vergleichs relevante Kontakte schnell und übersichtlich abbilden.
Partner
Neben der Agenda, den Referenten und Teilnehmern spielen auch bei virtuellen Events die Partner eine tragende Rolle und sollen mit ihren Produkten und Ansprechpartnern nicht zu kurz kommen. Auf den Points of Interest lassen sich virtuelle Ausstellungsräume mit Ausstellerständen abbilden, durch die die App-Nutzer ebenfalls virtuell flanieren und mittels Verlinkungen in Kontakt mit Ihren Partnern treten können.
Der Virtual Showfloor in der App des D:Camp eine Eventreihe der Deutschen Telekom und dem Bundesverband Mittelständische Wirtschaft
Geld verdienen mit virtuellen Events
Eine frühzeitige Bezahlschranke für digitale Event-Formate ist wichtig und sinnvoll. Das zeigen die mitunter vergeblichen Versuche des Journalismus, des Musik- und Videobereichs, für zuvor kostenfreie digitale Angebote Geld zu verlangen. Wer sein Geschäft langfristig digital/virtuell aufstellen möchte, kommt an Pay-per-View-Events nicht vorbei. Voraussetzungen dabei: Mut und Investitionsbereitschaft in die technische Umsetzung sowie das inhaltliche Konzept. Die Wünsche und Sehgewohnheiten des Publikums sollten dabei ebenfalls berücksichtigt werden, damit dieses nicht nur Geld bezahlt haben, sondern bis zum Ende auch dabei waren.
Zusammenfassung
Zu guter Letzte noch einige hilfreiche Tipps, damit ihr virtueller Event auch ein Erfolg wird:
- Konzept – der Ablauf grade mit unterschiedlichen Videokonferenzteilnehmern muss gut geplant sein. Erstellen Sie im Vorfeld einen detaillierten Ablaufplan und denken Sie auch an untermalende Grafiken und Bauchbinden sowie Bildübergänge.
- Technologie: wählen sie den richtigen Partner mit einer professionellen Virtual Event Plattform und buchen Sie zu Ihrer eigenen Sicherheit gerade beim ersten Event auch einen Vor Ort Support hinzu, kommt bspw bei unseren Kunden sehr oft vor.
- Briefing Ihrer Sprecher – sorgen sie für ein perfektes Briefing und sensibilisieren sie die Personen vor der Kamera. So stellen Sie sicher dass sie eine Top Audio- und Videoqualität erzielen.
- Interaktion – überlegen sie sich gezielt an welchen Stellen macht interaktion Sinn, auf jeden Fall binden Sie ihr Publikum aktiv mit ein. Im Idealfall sogar mit Gamification (bei plazz gibt es ein attraktives Gamification Modul inklusive)
- Timing – grade bei virtuellen Events ist das Timing von größter Relevanz. Wählen Sie den richtigen Slot und beschränken sie sich in der Zeit.
- Abschließend: Vermitteln Sie Emotionen auch wenn Sie digital sind, verweben Sie Inhalte und Dramaturgie mit Technologie und schaffen sie am besten ein gemeinsames Erlebnis statt nur eine gestreamte Abbildung der Inhalte.
Sollten Sie noch Fragen zu virtuellen Events haben dann kontaktieren Sie uns! Unser Team hat jahrelange Expertise in der Durchführung virtueller und hybrider Veranstaltungen und kann Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen, um Ihre Veranstaltungen zu einem vollen Erfolg zu machen!
