Check-in leicht gemacht oder die schwarz-weiße Armada der Akkreditierung

Check-in leicht gemacht oder die schwarz-weiße Armada der Akkreditierung
Mobile Event App Team
Lange Warteschlange

Die schwarz-weiße Armada

Was sehen Teilnehmer als erstes auf jeder Veranstaltung? Nein, es ist nicht das coole Setup der Location, das sich Veranstaltungsplaner in detaillierter konzeptioneller Arbeit mit viel Liebe zum Detail ausgedacht haben. Wenn wir ehrlich sind, sieht jeder Gast erstmal eine Armada aus meist schwarz-weiß gekleideten Hostessen (darf man das noch sagen?). Eine Armada, die brav wartend über eine Theke in Richtung Eingang schaut und auf und darauf wartet, unter hunderten vorher ausgedruckten Namensschildern das richtige für jeden Teilnehmer zu finden. Zum Glück sind die Namen ja schon vorsortiert worden von flinken Praktikantenhänden. Glück hat, wer mit Y oder Z anfängt oder einen sehr ungewöhnlichen Namen hat – diese sind schnell zu finden. Pech für die Müllers, Mayers, Hubers, da heißt es Warten und Suchen lassen. Hoffentlich wurde der Badge nicht bereits an einen Namensvetter ausgegeben. „Ah da ist er ja … ach nein das ist Michael Müller und nicht Michaela Müller … muss ich doch noch etwas suchen“. Und die Schlange dahinter wächst und wächst. Bis die Armada der Hostessen zum Glück nicht mehr zu sehen ist, sondern nur noch die Wartenden, die sich einen Einlass in geheiligte Event-Hallen wünschen.

Seien wir in der Branche doch mal ehrlich, das erleben wir wirklich tagtäglich. Egal wie die Akkreditierung aufgebaut ist, das Fluchen und Suchen ist groß. Und der Ruf und der Wunsch nach Alternativen ist immens.

Einfacher Check-in

Scannen und starten

Genau dem haben wir uns bei der plazz AG angenommen und eine völlig neue Check-in Applikation entwickelt, die den langen Schlangen, dem Suchen und der Verschwendung von Personal an den Countern, den Kampf ansagt.

Die Lösung orientiert sich dabei an der Luftfahrt, die bereits seit Jahren erfolgreich den Check-in digitalisiert haben. Damit bietet die Akkreditierung höchsten Komfort und gleichzeitig setzt Sie auf Mechanismen, die in der Gesellschaft wohl bekannt sind.

Der Check-in ist kinderleicht, jeder Teilnehmer hat einen QR-Code in der Mobile Event App, dieser wird mit der Check-in App gescannt und schon ist der Teilnehmer eingecheckt. Ein Vorgang von Sekunden. Wenn der Druck eines Namensschilds gewünscht ist, kann das voreingestellt werden und mit dem Scan des Codes kommt aus einem dazugehörigen Drucker das Namensschild mit individualisiertem Branding heraus. Übergabe an den Teilnehmer und schon kann das Event starten.

Auch an vergessliche Teilnehmer und Digitalverweigerer haben wir natürlich gedacht und so kann der QR-Code im Vorfeld auch mit einer Einladung an die Teilnehmer versendet werden. Und für alle, die auch den ausgedruckten QR-Code nicht zur Hand haben, haben wir gesorgt: einfach den Teilnehmer mit der Suchfunktion suchen und einchecken.

Ersparnis auf allen Ebenen

Nicht nur der einfache Prozess ist überzeugend, sondern auch die Ersparnisse sind überwältigend. Wo vorher zehn Hostessen standen reichen Ihnen nun Hostessen mit iPad. Wo man vorher eine lange Vorsortierung der Namen machen musste, stellt man jetzt in kurzer Zeit nur noch das Design des Namensschilds ein. Wo vorher das Badge-Chaos geherrscht hat, kann nun innerhalb von Sekunden für Ordnung gesorgt werden.

Ein Sieg auf ganzer Länge für die Digitalisierung der Event-Branche!

Überzeugen Sie sich persönlich von unserer Check-in App und kontaktieren Sie uns unter sales@plazz.ag.

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